Conceptos básicos de la Departamentalización


Un aspecto de la actividad de organizar es el establecimiento de departamentos. Según Koontz y Weihrich, la palabra " departamento" designa un área bien delimitada, una división o sucursal de una organización sobre la cual un gerente tiene autoridad para el desempeño de actividades especificadas. Es así como un departamento, como el término se usa en general, puede ser la división de producción, el departamento de ventas, la sucursal de la costa oeste, la sección de investigación de mercados o la unidad de cuentas por cobrar.
Sobre la base de las consideraciones anteriores, las limitaciones del número de subordinados que se pueden manejar directamente restringiría el tamaño de las empresas si no fuera por la técnica de la departamentalización. El agrupamiento de actividades y personas en departamentos hace posible ampliar las organizaciones (al menos en teoría) en un grado indeterminado. Sin embargo, los departamentos difieren en lo tocante a los patrones básicos usados para agrupar las actividades. Es por ello que en la siguiente monografía, se estudiará la naturaleza de esos patrones, desarrollados a partir de la lógica y de la práctica, y sus méritos relativos.
Para empezar, debe subrayarse que no hay una forma más eficaz de departamentalización que sea aplicable a todas las organizaciones y a todas las situaciones. El patrón que se use dependerá de las situaciones y de lo que los gerentes crean que producirá los mejores resultados para ellos en su caso.
En tal sentido, cabe destacar que cada organización tiene su forma específica de clasificar y agrupar las actividades de trabajo. Este proceso de agrupar individuos en unidades o departamentos distintos para facilitar el logro de las metas organizacionales es lo que Robbins, denomina "departamentalización". En este propósito, los autores clásicos argumentaban que las actividades de la organización deberían ser especializadas y agruparse en departamentos. La división del trabajo crea especialistas que necesitan coordinación.
INDICE
1.    Conceptos básicos de la Departamentalización.
1.1.- Concepto de la Departamentalización.
1.2.-Tipos de Departamentalización:
           1.2.1.-Departamentalización por Funciones.
                       1.2.1.1.-Ventajas y Desventajas
           1.2.2.-Departamentalización por Productos o servicios.
                       1.2.2.1.-Ventajas y Desventajas
           1.2.3.-Departamentalización por Geográfica o por territorio.
                       1.2.3.1.-Ventajas y Desventajas
           1.2.4.-Departamentalización por Etapas del Procesos.
                       1.2.4.1.-Ventajas y Desventajas
                                    1.2.5.-Departamentalización Como Proyectos.
                       1.2.5.2.-Ventajas y Desventajas
           1.2.6.- Organización Matricial.
       1.3.-Otros Tipos de Departamentalización.

2.  Selección de alternativa de Departamentalización.
Apreciación Crítica de la Departamentalización.
3.    Anexos:
4.    Conclusiones:
5.    Referencias Bibliográficas:



1.-  Conceptos básicos de la Departamentalización
1.1.- Concepto de la Departamentalización
Es la división y el agrupamiento de las funciones y actividades en unidades específicas, con base en su similitud. Al Departamentalizar, es conveniente observar la siguiente secuencia:
• Listar todas las funciones de la empresa.
• Clasificarlas.
• Agruparlas según un orden jerárquico.
• Asignar actividades a cada una de las áreas agrupadas.
• Especificar las relaciones de autoridad, responsabilidad, y obligación entre las funciones y los puestos.
• Establecer líneas de comunicación e interrelación entre los departamentos.
• El tamaño, la existencia y el tipo de organización de un departamento deberán relacionarse con el tamaño y las necesidades específicas de la empresa y las funciones involucradas.
El término departamento hace referencia a un área, división o segmento de una empresa; es utilizado para obtener homogeneidad en las tareas de cada órgano, teniendo en cuenta el tamaño y complejidad de las organizaciones y de las operaciones que esta desempeñe.






1.2.-Tipos de Departamentalización:
1.2.1.-Departamentalización por Funciones:
Este tipo de departamentalización consiste en agrupar las actividades y tareas de acuerdo con las funciones principales desarrolladas en la empresa teniendo en cuenta que toda empresa u organización tiene como funciones principales primero la producción, segundo vender y tercero financiar, encontramos que esto genera varias características como son:
        No existe una terminología única ampliamente aceptada por las empresas.
        No todos los organismos optan por las mismas denominaciones funcionales.
        Este tipo de departamentalización es característica de las grandes organizaciones.
        La coordinación de las actividades se hace mediante reglas y procedimientos, teniendo en cuenta aspectos de la planeación.
1.2.1.1.-Ventajas y desventajas.
v      Ventajas:
·         Permite agrupar a los especialistas bajo jefatura única.
·         Garantiza la máxima utilización de las habilidades técnicas de las personas.
·         Hace énfasis en las funciones principales de la empresa.
·         Orienta a las personas hacia una actividad específica según la capacitación por ella recibida.


v      Desventajas:
·         Disminuye el interés por los objetivos generales de la compañía.
·         No es adecuada cuando la tecnología y las circunstancias externas son cambiantes e imprevisibles.
·         Se reduce la coordinación entre las funciones específicas de la compañía.
·         La responsabilidad de las utilidades recae sobre la autoridad.
1.2.2.-Departamentalización por Productos o servicios.
En esta modalidad, todas las actividades necesarias para producir y vender un producto o servicio se encuentran generalmente bajo un solo administrador.
         Consideran que la departamentalización por producto permite a las personas identificarse con un producto en particular y desarrollar un gran espíritu de solidaridad.
Es característica de las empresas fabricantes de diversas líneas de productos, la departamentalización se hace en base a un producto o grupo de productos relacionados entre si.
Se basa en la agrupación de las actividades de acuerdo con los productos y resultados ofrecidos por la empresa, su característica primordial es que requiere de una estructura organizacional flexible y cambiante, además ésta estrategia es utilizada en empresas de gran tamaño y envergadura.

1.2.2.1.-Ventajas y Desventajas
                                    Ventajas:
         Se concentra la atención en las líneas de productos.
        Se permite el crecimiento y variedad de bienes y servicios.
        La responsabilidad recae sobre el nivel divisional.
                                    Desventajas:
         Se requiere de personas especializadas con habilidades de gerente general.
        Cada proyecto es único, por lo tanto se aumentan los costos.
1.2.3.-Departamentalización por Geográfica o por territorio.
Es especialmente atractiva para firmas de gran escala u otras cuyas actividades estén dispersadas física o geográficamente. Se usa con más frecuencia en ventas y en producción; no se usa en finanzas, porque usualmente está concentrada en las oficinas centrales.
También muchas agencias de gobierno adoptan este tipo de organización para proporcionar servicios a toda la nación en forma simultánea.
En este caso la departamentalización se realiza en base a las zonas geográficas en las que se encuentra presente la empresa.
Este otro tipo de departamentalización consiste en agrupar las actividades con respecto al área de donde se ejecutará el trabajo o el área de mercado que cubrirá la empresa.
 La característica primordial de este tipo de departamentalización es que es utilizado por compañías que cubren grandes áreas geográficas y cuyos mercados son extensos.
          

1.2.3.1.-Ventajas y Desventajas
Ventajas:
        Se hace énfasis en los problemas y necesidades locales y regionales.
        Se mejoran las coordinaciones en una región.
        Se recomienda a empresas minoristas, si centralizan ciertas funciones.
Desventajas:
        Se complica el control por parte de la dirección.
        Puede dejar de segundo plano los aspectos de la planeación.
          
           1.2.4.-Departamentalización por Etapas del Procesos.
Es utilizada principalmente por las empresas manufactureras en los niveles inferiores, por ejemplo en un grupo de pintura, en el área de una planta, en la sección de prensa, de perforación o de máquinas automáticas de tornillos. Se toman en cuenta los trabajadores y los materiales que se reúnen en un departamento para realizar una determinada operación.
Este tipo de departamentalización se basa en agrupar las actividades según el área productiva o de operación que realice en la empresa, la departamentalización por procesos y objetivos va muy de la mano con la tecnología, esto es quizás una de sus principales características, además de que es común en las empresas manufactureras.


 1.2.4.1.-Ventajas y Desventajas
Ventajas:
        Se obtienen ventajas económicas, derivadas de la propia naturaleza del equipo o de la tecnología.
        Uso de tecnología especializada.
        Utilizan conjuntamente las habilidades humanas junto con la tecnología.
Desventajas:
         Se complica la coordinación de los departamentos.
         No es propenso a cambios.
         La responsabilidad recae sobre la autoridad.
1.2.5.-Departamentalización Como Proyectos
1.2.5.1.-Ventajas y Desventajas
                                     Ventajas
·      Orientación hacia los resultados finales
·      Se dirime el conflicto en la autoridad de la organización
·      Determina con precisión la responsabilidad sobre las utilidades del producto  
                                     Desventajas
·      Es bastante costosa
·      No se mantiene la identificación profesional de los especialistas por el tiempo que dura el proyecto
·      Requiere de un Líder

1.2.6.-Departamentalización por secuencia:
Es utilizada en empresas productoras que trabajan sin interrupción los tres turnos, para controlar cada uno de los turnos; o cuando se trate de labores que manejen una gran cantidad de números o letras.

1.2.6.- Organización Matricial.
Otro tipo es la organización matricial, de rejilla, dirección por proyecto o producto
La esencia de este tipo de organización es la combinación de patrones funcionales y de proyectos o de productos de la departamentalización en la misma estructura organizacional
Existen gerentes funcionales a cargo de determinadas funciones y un grupo de gerentes de proyecto que tienen la responsabilidad del producto final
Esta clase de organización se encuentra con frecuencia en la construcción, aunque hoy día se ha generalizado su utilización a otros sectores

1.2.6.1.-Ventajas y Desventajas
                            Ventajas
·      Orientación hacia los resultados finales
·      Se mantiene la identificación profesional
·      Determina con precisión la responsabilidad sobre las utilidades del producto

                          
Desventajas
·      Existe conflicto en la autoridad de la organización
·      Existe la posibilidad de falta de unidad de mando
·      Requiere de un administrador eficaz en relaciones humanas
1.3.-Otros Tipos de Departamentalización

Además de los anteriores y más populares tipos de departamentalización, otros son posibles. La departamentalización por números simples se practica cuando el ingrediente más importante para el éxito es el número de trabajadores.

 La organización para la competencia de ajedrez en una comunidad local podría ser un ejemplo.
La departamentalización por proceso o equipo es otra posibilidad. Sin ser totalmente distintas de la departamentalización funcional, las actividades se pueden agrupar de acuerdo al equipo o proceso usado.
Un último tipo de departamentalización por tiempo o turno, las organizaciones que trabajan las 24 horas del día se pueden departamentalizar de acuerdo al turno.
1.3.1.-Departamentalización por números simples
Fue un método importante en la organización de tribus, clanes y ejércitos
Está en desuso, pero puede tener ciertas aplicaciones en la Sociedad Moderna
Los grupos integrados por personal especializado son más eficientes que los basados simplemente en números
Consiste en reunir a las personas que van a desarrollar los mismos deberes y colocarlas bajo la supervisión de un gerente.
1.3.1.1.-Ventajas y Desventajas
                                     Ventajas
·      Se obtienen ventajas económicas, derivadas de la propia naturaleza del equipo o de la tecnología.
·      Uso de tecnología especializada.
·      Utilizan conjuntamente las habilidades humanas junto con la tecnología.


Desventajas
·      Se complica la coordinación de los departamentos.
·      No es propenso a cambios.
·      La responsabilidad recae sobre la autoridad.

2.  Selección de alternativa de Departamentalización.
Apreciación Crítica de la Departamentalización.
En síntesis, no hay una forma ideal de departamentalización que dé los mejores resultados y sea aplicable a todas las organizaciones en todas las situaciones.

Los gerentes deben determinar lo que es mejor al observar la situación a la que se enfrentan: Los trabajos a realizar y la forma como deberían hacerse, los empleados afectados y su personalidad, la tecnología utilizada en el departamento, los usuarios servidos y otros factores ambientales internos y externos de la situación.
Sin embargo, si conocen los diversos patrones, sus ventajas, desventajas y peligros, los gerentes deberán ser capaces de diseñar la estructura organizacional más adecuada para sus operaciones particulares.
Características de la Departamentalización según Fayol

De acuerdo con Fayol el acto de coordinar agrupa todas las actividades de la empresa para hacer posible tanto su funcionamiento como su éxito. La empresa bien coordinada hace gala de las siguientes características:
•Cada departamento trabaja en armonía con los demás
•Cada departamento, sección y sub sección conoce la parte que le corresponde a la labor común.
•Los programas de trabajo de todos los departamentos y subsecciones se encuentran adaptados a las circunstancias.

















ANEXOS











De acuerdo con la situación específica de cada empresa, los tipos de departamentalización más usuales son:
1.   Funcional:
 http://www.eumed.net/libros/2007a/231/Comportamiento%20Organizacional0043.jpg
2.   Por producto:
 http://www.eumed.net/libros/2007a/231/Comportamiento%20Organizacional0044.jpg
3.   Geográfica o por Territorios:
 http://www.eumed.net/libros/2007a/231/Comportamiento%20Organizacional0045.jpg
4.   Por clientes
 http://www.eumed.net/libros/2007a/231/Comportamiento%20Organizacional0046.jpg

5.   Por Proceso o Equipo:
 http://www.eumed.net/libros/2007a/231/Comportamiento%20Organizacional0047.jpg
http://www.eumed.net/libros/2007a/231/Comportamiento%20Organizacional0048.jpg
6.   Por Secuencia:
http://www.eumed.net/libros/2007a/231/Comportamiento%20Organizacional0049.jpg



Organización Matricial:
http://www.monografias.com/trabajos42/departamentalizacion/Image2432.gif
Otros Tipos de Departamentalización:
http://www.monografias.com/trabajos42/departamentalizacion/Image2433.gif
Figura 7: Combinación de Departamentalización posibles para Una Organización de Ventas
http://www.monografias.com/trabajos42/departamentalizacion/Image2434.gif











Referencias Bibliográfica

·               Chiavenato: Introducción a la Teoría de la    Administración (5ª Edición).
·               Koontz: Administración. Mc Graw Hill
·               Robbins: Administración. Mc Graw Hill.
·               Rue y Biars: Administración. Teoría y Aplicaciones .    Representaciones y Servicios de Ingeniería S.A.
·               Stoner y Otros: Administración (6ª Edición): Mc Graw Hill.
·               Mercado: Administración Aplicada. Teoría y Práctica.     parte. Limusa.
·               Universidad Nacional Abierta (UNA). Administración.




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